Algemeen
Nadat in 2017 het programma “Optimalisatie Almelo” is gestart, is in 2018 verder gewerkt aan de uitvoering van dit programma. Het doel van het programma is dat de mensen en opgaven, zowel in de stad als in de organisatie, centraal komen te staan. Programma- en wijksturing is vanuit het programma nader gedefinieerd en als werkmethodiek uitgewerkt. Deze verantwoording wordt in drie delen uiteengezet, te weten activiteiten vanuit :

• Programmastaf;
• Kwartiermakers;
• Projectleiders.

Algemeen vanuit programmastaf
Ter voorbereiding op besluitvorming en de adviesaanvraag bij de ondernemingsraad zijn in de eerste helft van 2018 een aantal ontwerp- en werkateliers georganiseerd. Dit heeft ertoe geleid dat op 27 maart 2018 voorgenomen besluitvorming heeft plaatsgevonden op het ontwikkel- en organisatieplan “Voor Stad en Resultaat”.
Ten behoeve van de communicatie zijn er tweewekelijks nieuwsbrieven voor zowel managers als medewerkers uitgewerkt en verspreid. Ook zijn er diverse informatiebijeenkomsten voor medewerkers georganiseerd en is er actief informatie verstrekt tijdens het reguliere directieteam overleg en het teammanagersoverleg. Wekelijks is er een kwartiermakers- en projectleidersoverleg georganiseerd.
Medio 2018 is een adviesaanvraag bij de Ondernemingsraad ingediend en eind september heeft het college het definitieve besluit genomen ten aanzien van het ontwikkel- en organisatieplan “Voor Stad en Resultaat” en het formatieplan incl. de financiële doorrekening.

Werkzaamheden kwartiermakers
Vanuit de kwartiermakers zijn diverse acties uitgevoerd. Hieronder per kwartiermaker een opsomming:
Adviespool:
Het inrichtings-/ontwikkelplan is opgesteld en er zijn o.a. een Summerschool en werkateliers voor de adviespool georganiseerd. Ook is er een infographic opgesteld.
Uitvoering Fysiek:
Er is een inrichtingsplan opgesteld, men is de wijken in geweest om de wensen van de bewoners te inventariseren, de informatieverstrekking en communicatie richting de medewerkers is vorm gegeven en zijn er nieuwsbrieven verspreid. Ook zijn er informatie bijeenkomsten georganiseerd.
Uitvoering Sociaal:
Het plan van aanpak voor de toegang sociaal domein is opgesteld, er zijn proeftuinen ingericht en pilots uitgevoerd. Op basis hiervan zijn per 1 januari 2019 de sociale wijkteams onderdeel van de gemeente.
Bedrijfsvoering:
Er is een inrichtingsplan opgesteld, er is een plan voorbereid voor de centralisatie van de inkoopfunctie, er heeft een herhuisvesting van het personeel plaatsgevonden, de actualisatie van de organisatieverordening en mandaat- / budgetregisters is voorbereid.
Daarnaast is er een start gemaakt met het aanpassen van de bedrijfsvoeringsystemen, de plaatsingsprocedure van medewerkers is voorbereid.

Werkzaamheden Projectleiders
Vanuit de projectleiders zijn projectplannen opgesteld en op DT-niveau geaccordeerd. Hieronder per project een opsomming van de resultaten per ultimo 2018:
Talentontwikkeling en mobiliteit:
Er is een leeracademie ingericht, medewerkers kunnen een Talenten scan opstellen, in samenwerking met hen is een E-portfolio in voorbereiding en zijn hierover informatiebijeenkomsten georganiseerd.
Cultuurproject:
Ten aanzien van gedragsverandering en aanspreekcultuur is een strategie uitgewerkt. Als gevolg hiervan is het “Weekje Anders” georganiseerd, er is een Summerschool georganiseerd.
Leiderschapsontwikkeling:
Met de managers is een ontwikkeltraject doorlopen en zijn er ontwikkelafspraken gemaakt.
Situationeel samenwerking:
Het project serious gaming is ontwikkeld en getest. Er zijn in 2018 twee games beschikbaar gekomen c.q. ontwikkeld, te weten de game stadssimulator en de game wijksturing.
Project wijksturing en programmasturing:
Het college en gemeenteraad zijn geïnformeerd over deze werkmethodieken. De programma’s zijn nader gedefinieerd, de programmakaarten zijn uitgewerkt, er is een implementatieplan wijksturing opgesteld, het wijkkwartet is gepresenteerd.

Toelichting:
Voor het jaar 2018 is er een positief resultaat ontstaan ter hoogte van 847.000 euro. Dit is veroorzaakt door vertraging in de afhandelingstermijn van de adviesaanvragen met betrekking tot de organisatieontwikkeling waardoor projecten / processen later zijn gestart ofwel geïmplementeerd dan in eerste instantie was verwacht. Hierdoor schuift de verdere implementatie van de organisatieontwikkeling door naar de volgende jaarschijf 2019. Bij het beschikbaar stellen van het benodigde budget is afgesproken dat een positief resultaat zal terugvloeien in de Algemene Reserve. Mocht blijken dat door het verschuiven van de implementatie naar 2019, alsnog een deel van het restantbudget 2018 nodig is, dan zal hiervoor een beroep worden gedaan op de Algemene Reserve.